Las 5 preguntas del millón sobre la comunicación interna

Responder a las 5 preguntas del millón sobre la comunicación interna, es una de las mejores inversiones que puede hacer una empresa u organización para mejorar el rendimiento de sus equipos. Las preguntas son muy conocidas, veamos si lo son las respuestas.

Una buena comunicación interna es clave en cualquier empresa u organización y más en estos tiempos en los que las relaciones, el trabajo y, a veces, la propia vida se desarrollan de forma remota. Seguro que habéis oído hablar de las 5W del periodismo; son de sobra conocidas. Bien, pues vamos a recurrir a ellas como si fueran las 5 preguntas del millón para hablar sobre cómo afrontar la comunicación interna.

¿Qué?

¿Qué contamos? Claro, esa es la pregunta principal. Vamos a quedarnos con un término: compartir. Tenemos que pensar que la comunicación interna de una organización, es el caudal de información compartida esencial para que cada persona sepa lo que tiene que hacer y conozca las circunstancias más importantes que influyen en el desempeño de su tarea y en el entorno de la organización.

Un ejemplo fácil de entender, como comunicación interna, son las instrucciones de ejecución y la planificación del trabajo; pero también hay que tener en cuenta que a todos nos gusta saber y sentirnos parte de las cosas, por lo que: noticias, novedades, cambios, aniversarios, etc. también tienen que ser considerados parte de esa comunicación. Objetivo: generar sensación de pertenencia.

¿Quién?

Las personas que tienen la responsabilidad de liderar un equipo o una organización, tienen la obligación de comunicarse. También hay un motivo objetivo: se supone que son quienes más información acumulan, así debería ser, al menos, y por lo tanto, son quienes deben gestionarla.

Pero, cuidado, no olvidemos que la comunicación es una carretera de ida y vuelta. Incluso las empresas con una cadena jerárquica vertical tienen que «ceder» y entender que la comunicación, para que sea eficaz, debe ser horizontal. Esto pasa por saber escuchar a todos los componentes de la organización y aprender de su conocimiento sobre el terreno.

¿Cómo?

Vamos a pasar de puntillas por los clásicos: tablones de anuncios, paneles de órdenes de trabajo, correo electrónico (enseguida hablaremos de ellos) y seguimos con la tecnología: intranet, newsletter, WhatsApp, etc.

Capítulo aparte tiene el trato personal, los briefings, las reuniones (muchas veces interminables) o incluso la máquina de café. Afortunadamente se están extendiendo metodologías como Lean que ayudan mucho. En todos estos casos lo más importante no es sólo decir a alguien lo que tiene que hacer, sino que lo entienda a la perfección. Si no hay claridad en el mensaje, es probable que la ejecución no sea la correcta.

Esto nos devuelve al caso de los correos electrónicos. Nos rodean, nos atacan y no pocas veces, nos frustran. El motivo: la inconcreción. Quien los escribe tiene que tener claro lo que quiere decir y quien lo recibe, entender todos los matices de lo que se le está diciendo.

Hace tiempo, me enseñaron una fórmula muy sencilla, pero efectiva, para jerarquizar los correos. Se trata de colocar en el «Asunto» las siguientes iniciales: RA (Requiere Acción), RR (Requiere Respuesta), RO (Requiere Opinión) y FYI (For Your Information), y después el tema.

Sería algo así: RA Balance trimestral; después, en el cuerpo del mensaje, se explica que quieres que gerencia te pase el citado balance. Al ver RA en el asunto, la persona receptora sabe que quiere que se lo envíes de inmediato.

¿Cuándo?

La comunicación interna, para ser un parte relevante de los procesos de una organización, tiene que ser un ejercicio continuo, sin caer en el exceso, sobre todo en el caso de las notificaciones informativas. Al igual que se hace con las publicaciones de contenidos en los canales digitales, es conveniente crear un Calendario Editorial que establezca la cadencia y la programación de las comunicaciones ordinarias.

Otro cantar son las comunicaciones, llamémoslas «extraordinarias». Nos vamos a fijar en un caso: las crisis. Es un signo de buen liderazgo tomar la iniciativa y actuar siempre con transparencia.

Y por supuesto, está la oportunidad. Siempre es un buen momento para comunicar, pero todos sabemos que en las temporadas, los ciclos y las épocas hay altibajos. Hay que buscar el equilibrio, cuando los tiempos son favorables es mejor acompañar, sin caer en euforias y poner toda la carne en el asador, cuando las situaciones son difíciles.

¿Porqué?

Antes mencionábamos el sentimiento se pertenencia. Es uno de los motivos, la motivación, precisamente es otro. La eficiencia, es algo que todos perseguimos. La mejora continua, a través del conocimiento y las experiencias compartidas. La reputación, una organización que trabaja la comunicación interna, suele ser una organización con propósito y con el objetivo de hacer las cosas bien y generar un impacto positivo, también para las personas que forman parte de ella.

Para la Asociación de Directivos de la Comunicación – Dircom, estas son las «Claves para desarrollar una Comunicación Interna eficaz en 2022».

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