CONTRASTAR. COMUNICACIÓN Y PROYECTOS. FASE 1.

CONTRASTAR. El contraste, la premisa básica en el periodismo no es exclusiva de ese mundo, ni mucho menos. En los proyectos, tanto en la puesta en marcha de un negocio, como en los específicos de organizaciones establecidas, es imprescindible testear si los planes que tenemos en la cabeza tienen visos de viabilidad o son una idea feliz; y la herramienta fundamental para ello es la comunicación.

En el anterior post «Los proyectos también necesitan comunicación» avanzábamos las líneas generales de la importancia de asumir la comunicación, no como una parte más de los planes necesarios para llevar a cabo un proyecto sino, como un motor que nos va a ayudar a ponerlo en marcha. Hablábamos de la manera en la que debemos someternos a esa primera exposición pública de la idea, con el objetivo de recibir orientaciones sobre si vamos bien encaminados y qué posibilidades tenemos.

En otras palabras, lo que venimos a llamar fase de contraste. Es un momento sumamente importante, sobre todo desde el punto de vista emocional porque esas primeras impresiones que recibimos pueden ejercer una considerable influencia en el futuro del proyecto. Vamos con algunas claves para que el ejercicio de contrastar resulte eficaz:

Elegir bien a los interlocutores

Un proyecto está compuesto por diferentes aspectos, por eso es recomendable hacer una selección de personas a las que contar en qué estamos metidos. Estas personas deben responder a perfiles diferentes, ya que el objetivo es recibir su feed back para centrar los primeros pasos. Podemos llamar a esos interlocutores: «asesores» y los podemos dividir en Asesores del Área: Económica, Corporativa, Comercial y Filosófica. Es muy útil preparar bien la conversación con cada uno de ellos y para eso hay que centrar la presentación en dos aspectos:

  1. La idea general del proyecto
  2. La parte de la que esa persona es especialista: presupuestos, viabilidad, márketing o imagen.

Nominalizar absolutamente todo

Para que un proyecto o una idea reciba un buen impulso es muy importante ponerle nombre cuanto antes. No importa que no sea el nombre comercial definitivo, pero el hecho de nominalizarlo ayuda a sentirse más identificado con él. Convertir una serie de pensamientos o planes en conceptos aumenta la impresión de que tenemos encima de la mesa algo tangible. Suena muy diferente decir: «estoy dándole vueltas a una idea», que «estoy trabajando en el Proyecto BETA». Hacer lo mismo con las fases, los pasos y los avances refuerza la impresión de que el proyecto se consolida.

Trabajar las presentaciones

Traducir las ideas en palabras, conceptos e imágenes, supone un soporte muy práctico para poder visualizar de una manera más concreta el proyecto. Es útil para nosotros, porque nos mantiene centrados y es un recurso también para que los Asesores lo perciban con claridad. Por ello es recomendable ir elaborando una documentación que lo refleje.

  1. Un cuaderno de bitácora. Un documento en el que vayamos anotando todo el proceso: las ideas, los pasos que vamos dando, los nombres que se nos ocurren, los diseños de imagen y logos, los contactos, los planes, etc.
  2. Dossieres. Pequeñas presentaciones para acompañar a las reuniones con los Asesores, pero también para ir difundiendo entre proveedores con el objetivo de agilizar el trabajo.

Ese trabajo no caerá en saco roto porque se queda como base para la elaboración de los planes de negocio, de comunicación y de la imagen corporativa.

Transmitir seguridad

Dotarse de estos recursos contribuye a reforzar uno de los aspectos clave en esta fase: proyectar seguridad en nuestras intenciones. Enfrentarse a una reunión con expertos, ir a los bancos a negociar financiación o acudir a las instituciones a solicitar subvenciones es un ejercicio realmente duro. Pero estaremos de acuerdo en que no es lo mismo presentarse con las manos en los bolsillos apelando a las buenas intenciones de nuestro espíritu emprendedor; que sentarse en cualquier despacho con un proyecto sólido, documentado, con una imagen cuidada, con información y transmitiendo la seguridad suficiente para que quién tenemos enfrente nos tenga en la más alta consideración.

En este capítulo, debemos hacer una puntualización. Es muy probable que al contrastar nuestro proyecto recibamos comentarios escépticos o negativos; es cierto que a veces resulta complicado encajarlos, pero recordad que lo verdaderamente importante es cribar esos comentarios y quedarnos con la información útil, que es la que nos va a ayudar a tomar decisiones.

Teniendo en cuenta estos aspectos estaremos dando un primer paso en la creación de nuestra Comunicación Corporativa, una de las 5 partes del Plan de Comunicación. Pero también habremos dado una primera respuesta a las tres dimensiones de la Comunicación Corporativa:

  1. La identidad: habremos explicado lo que somos y lo que queremos ser y hacer
  2. La comunicación: Habremos empleado recursos para explicar lo que queremos hacer de una manera profesional y eficaz
  3. La imagen: Nuestros interlocutores habrán comprendido perfectamente cuál es nuestra idea, en qué consiste, cuáles son nuestros objetivos y cómo queremos hacerlo.

La próxima semana hablaremos de la Fase 2: Ordenar el proyecto