ORDENAR. COMUNICACIÓN Y PROYECTOS. FASE II

ORDENAR. El caudal de información que podemos acumular cuando preparamos un proyecto es inmenso. A todas nuestras ideas, se le une la investigación y para rematar, la fase de contraste nos aporta aún más aspectos a tener en cuenta. Ahora toca sacar rendimiento a todo esto y la única manera de hacerlo es ordenar todo el material.

Cuando entramos en la fase de ordenar toda la información que hemos reunido para poner en marcha un proyecto, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que estamos entrando en uno de los momentos críticos del proceso, que no es otro que empezar a caminar hacia el objetivo.

Es cierto que cuando pensamos en un proyecto lo hacemos en base a llegar a un objetivo, pero muchas veces o ese objetivo no está bien definido o no está debidamente precisado. Pues bien, en el momento en que ordenamos el material, el camino se desbroza y aparece de una manera cristalina ese objetivo final.

Por seguir hablando de objetivos, el de esta fase no es utilizar el orden para «colocar» en su sitio todo lo que hemos reunido, sino para cribarlo. De hecho, el éxito de la fase anterior, la de contraste, se mide en la cantidad de cosas de las que vamos a prescindir a partir de ahora. Al principio teníamos muchas ideas, queríamos hacer demasiadas cosas, tal vez incluso demasiado rápido; pero después de presentárselo a otras personas, de contar cómo lo vas a enfocar y de explicar tus planes, seguro que si el feedback es valioso has llegado a la conclusión de que muchas cosas te sobran, otras están mal enfocadas y otras son secundarias.

Una recomendación para poder ordenar este «berenjenal» en el que nos hemos metido es plantearlo como si fuese un Plan de Comunicación Interna. Ya estamos en el momento de darle sentido al proyecto, por lo tanto inmersos en el proceso de puesta en marcha, y ahora es donde entran en juego los dos tipos de planificación: la planificación estratégica y la planificación táctica, que tan bien explica en su artículo Daniel Grifol. Con el orden, las respuestas que debemos buscar serían:

  • Definición del objetivo: Cuál es la meta de lo que estamos haciendo, su esencia y su sentido. Hay que conseguir resumirlo en una frase que podamos utilizar de manera automática cuando expliquemos del proyecto.
  • Planear la estrategia: Se trata de definir de una manera pautada el camino hasta llegar al objetivo. Aquí hablamos de utilizar, por ejemplo, una pirámide invertida en la que en cada estrato muestre cada objetivo parcial. Así, el primer escalón sería este mismo: ordenar la información, el segundo definir los valores de la marca del proyecto, el tercero conseguir la financiación, etc.
  • Plantear las tácticas: Esto no es otra cosa que planear cómo vamos a llevar a cabo cada acción concreta. Daniel Grifol recomienda no establecer planes a largo plazo y para la parte táctica es lo más acertado. Aquí hablamos de ser sumamente ejecutivos, pensar y hacer. Dilatar en el tiempo las acciones supone casi siempre que se ralenticen.

Con esta fase dejamos atrás la parte más «filosófica» del proyecto. Ya lo tenemos todo planificado y organizado, ahora llegan las fases más prácticas. La siguiente tiene un peso clave: la búsqueda de apoyos.

En el siguiente capítulo hablamos de ella…..

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