PRESENTACIÓN. COMUNICACIÓN Y PROYECTOS. FASE IV

PRESENTACIÓN. En el prólogo de esta serie, Los proyectos necesitan comunicación, definíamos a la presentación como la fase en la que lanzamos el proyecto a la socialización, lo exponemos en público y por lo tanto se convierte en realidad para el resto del mundo. Pero la presentación no hay que hacerla de cualquier manera. Hay muchos y muy diversos escenarios y para cada uno de ellos debemos elegir la mejor manera de actuar.

Dentro de un Plan de Comunicación, a la fase de presentación la podemos asimilar con la de la comunicación externa, aunque con matices ya que también puede darse el caso de un proyecto interno; de cualquier manera, hay herramientas y ejercicios que debemos tener en cuenta porque para cualquiera de los escenarios resultan útiles.

El primero de los aspectos que requiere cualquier presentación es asumir que vamos a tener que hablar en público. Es difícil y a muchas personas les cuesta horrores; de hecho, el miedo escénico o el pánico a hablar delante de otras personas son patologías diagnosticadas. Sin embargo, existen muchos recursos para superar esos temores y para llegar al éxito, aunque el mejor truco para hablar en público correctamente no es otro que el entrenamiento.

Presentaciones gráficas

Lo más habitual, y también lo más recomendable para acompañar una presentación, es preparar material gráfico que apoye de una manera visual los principales conceptos que queremos transmitir en nuestro discurso. Recomendamos echar un vistazo a la web: Modelopresentacion.com. donde explican los principales tipos de presentación de proyectos para negocios y los mejores formatos para complementarlos.

Esos formatos son:

  • El famoso y popular Powerpoint. Herramienta sencilla de utilizar, pero quizá excesivamente incitadora a incluir demasiada información en cada página. La recomendación es apostar por fondos claros, sin demasiadas florituras, donde prevalezcan los colores corporativos, pero de una forma discreta. Con un contenido en el que primen los conceptos, las ideas, las cifras principales y las imágenes. Conviene evitar las explicaciones porque esa es la parte que tenemos que cubrir con el discurso.
  • El Keynote, es la versión del Powerpoint  para Mac. Es más visual, pero también un poco más complejo, además puede dar problemas de formato en caso de que tengamos que utilizar otro sistema de proyección que no sea compatible, lo que en una presentación puede provocar retrasos o dificultades que no ayuden a dar una buena imagen.
  • El Prezi es un formato de presentaciones online. Útil porque permite almacenar documentos sin límite de peso y porque obviamente permite presentaciones a distancia.

En cualquier caso, y tipos de presentación al margen, no debemos olvidar que el objetivo es: convencer a las personas que tenemos enfrente de que nuestro proyecto es sólido y merecedor de apoyo, financiación o ser comprado. Para eso tenemos que tener preparadas presentaciones para escenarios muy diferentes, porque en cualquier momento pueden surgir las oportunidades. Destaquemos sólo algunas:

  • La presentación informal, esa en la que de una manera casual nos encontramos con alguien que puede resultar valioso para nuestros intereses y nos pregunta «¿y en qué andas metido ahora?». Para estos casos tenemos que tener una respuesta preparada para, en tres frases: mencionar el nombre del proyecto, decir de qué va y qué beneficios aporta. Ejemplo: «Estoy lanzando CiN Formación, un programa mitad online, mitad presencial para que las empresas puedan conseguir presencia en los medios de comunicación especializados sin invertir en publicidad.»
  • El elevator pich, que es una presentación de unos 5 minutos organizada para dar a conocer un proyecto y captar inversores. Sobra decir que en este caso hay que ser directo y sobre todo, mostrar una seguridad a prueba de bombas.
  • La presentación social, podríamos llamar así a una presentación dirigida a un grupo nutrido de personas y que requiere una puesta en escena más cuidada. Aquí nos encontramos con un foro diferente, en el que por encima del interés, el objetivo es captar aprobación y un poco de admiración. Por eso, en muchas ocasiones tenemos una cierta licencia para ofrecer cierto «espectáculo». Estas presentaciones pueden salir redondas combinando un discurso explicativo, acompañado de una presentación visual y como elemento estrella: de un vídeo. No olvidemos que vivimos en una sociedad audiovisual y como dicen los expertos en marketing: en cuestión de imagen el vídeo es el REY.

Ahora que ya hemos presentado nuestro proyecto, nos queda la última fase de esta serie: promocionarlo. Parece la parte más complicada, pero no lo es porque buena parte del trabajo ya lo hemos adelantado……

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